こんにちは。営業のNです。

営業業務で、昨今多種にわたるシステムやツールに携わるようになり
自社が開発した社内システムやメーカー様から購入したサービス等は
操作マニュアルを見ながら、若しくは感覚で利用し日々仕事を行ってます。
自社システムの操作マニュアルは画面イメージとともに細かい説明があり
いつも「見やすいなぁ」と思いながら業務をしてます。

そこは当社が長年エンドユーザ様向けに、要件定義～導入まで一貫して
システム開発をしている強みで、使う側の気持ちを意識しているからだと自負してます。

使っていただけるユーザ様への納品物として操作マニュアル作成する機会に
営業としての意見で恐縮ですが
必要だと思うことを記載しますので、少しでも役立てていただけましたら幸いです。

１．使っていただける方の仕事内容を理解した上で
　　ご担当者様の立場でわかりやすく作成する

・トップに全体図や目的、目次のページを挿入をする。
・文字だけではなく、視覚的に画面イメージと操作順を網羅し、実行と結果の説明を記載する。
 （動画URLを張り付けることもあります）
・システムを使っていただく方々に伝わる言葉で説明する。
   IT部門の方、IT部門とは別の部署の方、又一般ユーザ様の方々
   どのような方々に利用していただいてもわかりやすいマニュアルを作成する。

２．自分自身で運用して見て、注意すべき点や気付いた点を記載する

・使っていただくシステムの気付いた点を洗い出してみる。
　そのためには、利用者様の会社や業種・業務内容・お立場を考慮した上で
    疑問点をもってシステムを使ってみる。
    注意点や疑問点、ときには禁止事項なども明記する。

３．柔軟性を持ち作成する

・当然のことながら、実際に利用していただくシステムの改修やOS更新などで
　操作マニュアルも修正しなければならないため、今後のことも考えて作成する。

 

まとめ

　操作マニュアルを作成することに限らず、全てにおいてわからないことが出たら
　わかるまで聞くということが大事だと考えます。
    操作マニュアル作成を担当するエンジニアは、その時々でSEが行う場合PGが行う場合があります。
　ユーザ様との要件定義から納品まで担当できれば、業務も詳しくなりますが
　途中からプロジェクトに参画し操作マニュアルを担当するとなると
    ある程度当初に行われるシステム概要のレクチャーだけではわからない点は出てくると思います。
　その際は、自社のメンバやユーザ様へ聞くことで
　結果「顧客満足の高い操作マニュアル」が作成できます。

　また、操作マニュアルのひな形を作成しておくことにより
　どの立場からでもある程度作成することが容易になりますし、更新時の効率化になります。

 

以上　ありがとうございました。